Umowa powierzenia danych

1. Strony i przedmiot umowy

1. Umowa dotyczy powierzenia przetwarzania danych osobowych między Klientem, który zaakceptował Zamówienie (dalej: „Administrator”), a Olafem Zagrabą, Zimnodół 24, 32-300 Olkusz, prowadzącym działalność nieewidencjonowaną (dalej: „Procesor”).
2. Procesor przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi InteligentnyAgent na podstawie Umowy i Regulaminu (art. 28 RODO).
3. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie z Regulaminu.

2. Zakres, cel i charakter przetwarzania

3. Obowiązki Procesora

1. Procesor przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniem jest Umowa, Zamówienie i ustawienia Agenta wprowadzone przez Administratora. Jeśli prawo wymaga innego przetwarzania, Procesor poinformuje o tym Administratora, o ile prawo tego nie zabrania.
2. Procesor zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania poufności.
3. Procesor stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w tym szyfrowanie transmisji, ograniczenie dostępu do niezbędnego minimum, limity zapytań i monitorowanie nadużyć.
4. Procesor w miarę możliwości pomaga Administratorowi w realizacji żądań osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw). Żądanie otrzymane bezpośrednio przez Procesora jest przekazywane Administratorowi bez zbędnej zwłoki.
5. Procesor pomaga Administratorowi w wywiązaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków), uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne mu informacje.
6. Procesor zgłasza Administratorowi stwierdzone naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, przekazując znane informacje o charakterze naruszenia, jego skutkach i podjętych działaniach.
7. Procesor udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania wypełnienia obowiązków z art. 28 RODO. Administrator może przeprowadzić audyt lub inspekcję nie częściej niż raz w roku (częściej — po stwierdzeniu naruszenia), po powiadomieniu z 14-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy Procesora i na własny koszt, w sposób niezakłócający świadczenia usług innym klientom.
8. Po zakończeniu Umowy Procesor wyłącza Agenta w sklepie Administratora w terminie 7 dni. Na żądanie Administratora zgłoszone przed końcem Umowy Procesor udostępnia eksport historii rozmów w formacie umożliwiającym odczyt. Następnie, w ciągu 30 dni, Procesor usuwa lub anonimizuje dane powierzone do przetwarzania, chyba że przepisy prawa nakazują ich dalsze przechowywanie.
9. Procesor niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli uzna, że polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych.

4. Podmioty przetwarzające kolejnego rzędu

1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z poniższych podmiotów przetwarzających kolejnego rzędu:

   Podmiot	Zakres	Lokalizacja
   OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. lub inny podmiot grupy OpenAI)	model AI generujący odpowiedzi Agenta (treść wiadomości)	EOG / USA
   Google Ireland Limited (Firebase)	baza danych panelu klienta: historia rozmów, leady, statystyki, konta logowania do panelu	UE (europe-west1, Belgia)
   Vercel Inc.	hosting i infrastruktura usługi	USA / UE
   home.pl S.A.	poczta elektroniczna (powiadomienia o zgłoszeniach)	Polska

2. O zamiarze dodania lub zmiany podmiotu Procesor informuje Administratora e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Administrator może w tym terminie zgłosić uzasadniony sprzeciw. Jeśli strony nie uzgodnią rozwiązania, Administrator może wypowiedzieć Umowę zgodnie z § 8 Regulaminu.
3. Procesor nakłada na podmioty kolejnego rzędu obowiązki ochrony danych równoważne z niniejszą umową i odpowiada wobec Administratora za ich wykonanie.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (w szczególności do USA) wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (w tym EU–US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych wraz z dodatkowymi środkami ochrony, jeśli są potrzebne.

6. Obowiązki Administratora

1. Administrator odpowiada za zgodność z prawem powierzenia danych oraz za posiadanie podstawy prawnej przetwarzania danych swoich klientów.
2. Administrator wykonuje wobec swoich klientów obowiązki informacyjne (art. 13–14 RODO), w tym informuje, że rozmowa odbywa się z systemem AI, oraz uwzględnia to w swojej polityce prywatności. Oznaczenia AI w widżecie Agenta nie wolno usuwać ani ukrywać.
3. Administrator nie powinien zachęcać klientów do podawania w rozmowie danych szczególnych kategorii, haseł ani danych płatniczych.

7. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność stron za naruszenie przepisów o ochronie danych wynika z art. 82 RODO. W stosunkach między stronami stosuje się ograniczenia z § 13 Regulaminu w zakresie, w jakim pozwalają na to bezwzględnie obowiązujące przepisy.

8. Czas obowiązywania i postanowienia końcowe

1. Umowa obowiązuje przez czas trwania Umowy o świadczenie usługi InteligentnyAgent, a obowiązki dotyczące usunięcia danych i poufności — do ich wykonania.
2. W razie sprzeczności między tą umową a Regulaminem w zakresie przetwarzania danych osobowych pierwszeństwo ma niniejsza umowa.
3. Zmiany wymagają formy elektronicznej (e-mail z jednoznacznym oświadczeniem). Stosuje się prawo polskie.

Pytania o przetwarzanie danych: biuro@inteligentnyagent.pl · 790 706 803